Retainer eignet sich für geschäftskritische Führungspositionen mit engem Kandidatenkreis. Contingency ist das richtige Modell für breiter besetzbare Fach- und Führungskräfte. Try-and-Hire kommt zum Einsatz, wenn der Kandidat vor der Festanstellung erprobt werden soll. Das durchschnittliche Honorar in Deutschland liegt bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens.

Sie beauftragen eine Personalvermittlung und stehen vor der Frage, welches Vergütungsmodell Sie vereinbaren. Retainer, Contingency, Try-and-Hire, Hybrid- oder Container-Modelle: Jeder Anbieter hat ein anderes Standardmodell, und die Prozentsätze schwanken zwischen 15 und 35 Prozent des Jahreszieleinkommens. Die richtige Wahl entscheidet nicht der Preis, sondern die Positionsebene, die Sie besetzen wollen, und wer das Suchrisiko trägt. Dieser Artikel zeigt die drei zentralen M

odelle im Detail, ordnet sie nach Positionsebenen zu und benennt die rechtlichen Grenzen, die der BGH für Übernahmeprovisionen gezogen hat.

Die drei Modelle im Überblick

Die deutsche Personalvermittlung kennt drei Grundmodelle und einige Hybridformen. Jedes Modell verteilt das Suchrisiko anders zwischen Auftraggeber und Vermittler.

Retainer (Retained Search). Ein exklusives Suchmandat. Sie zahlen unabhängig vom Besetzungserfolg nach Leistungsfortschritt, üblicherweise in drei Raten: ein Drittel bei Auftragsstart, ein Drittel bei Vorlage der Shortlist, ein Drittel bei Vertragsabschluss. Der Berater trägt kein Ausfallrisiko und kann tief recherchieren, auch passive Kandidaten direkt ansprechen.

Contingency (Erfolgsbasierte Vermittlung). Sie zahlen nur bei Vermittlungserfolg. Der Berater trägt das Suchrisiko allein, arbeitet oft parallel mit anderen Vermittlern und konzentriert sich auf schneller besetzbare Positionen. Ohne Exklusivität.

Try-and-Hire. Kombination aus Arbeitnehmerüberlassung und späterer Direktvermittlung. Der Kandidat ist zunächst beim Personaldienstleister angestellt und wird Ihnen überlassen. Bei Bewährung übernehmen Sie ihn in Festanstellung, wobei ein Übernahmehonorar fällig wird. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG.

Wie verbreitet die Modelle in Deutschland sind, ist überraschend: Rund 25 Prozent der Personalberatungen arbeiten rein auf Erfolgsbasis, etwa 30 Prozent kombinieren, und über 50 Prozent arbeiten ausschließlich auf Retainer-Basis. Reine Contingency-Vermittlung ist damit die Minderheitenpraxis, obwohl sie im Marketing oft als Standard dargestellt wird.

Retainer: Der Executive-Search-Standard

Beim Retainer beauftragen Sie den Vermittler exklusiv und tragen einen Teil des Suchrisikos vorab mit. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) beschreibt dieses Modell in seinen Grundsätzen ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung (GoPB, Fassung Februar 2025) als Standardfall der Personalberatung.

Zitat der Vorsitzenden des BDU-Fachverbands Personalberatung, Dr. Susanne Ribbert: „Die exklusive Beauftragung ist der Standardfall bei der Zusammenarbeit — nur so können wir unseren Kunden die bestmögliche Besetzung von Schlüsselpositionen anbieten. Beim Honorar wird pro rata in Abhängigkeit vom Leistungsfortschritt gezahlt, denn wir schaffen für unsere Kunden durch intensive Recherchen eine hohe Markttransparenz und unterscheiden uns damit eindeutig von den Personalvermittlern.“

Die Drei-Raten-Struktur

In der Praxis üblich ist eine Aufteilung des Honorars in drei gleiche Raten:

Das Modell verteilt das Risiko. Der Berater bekommt einen Grundanreiz zu bleiben, auch wenn die Suche länger dauert. Sie zahlen nicht das gesamte Honorar vorab, sondern nur einen Teil, sichern sich aber Exklusivität und Suchtiefe.

Vorteile und Nachteile

Vorteile für Sie: Exklusivität, tiefere Marktrecherche, Direktansprache passiver Kandidaten, höhere Markttransparenz, meist längere Nachbesetzungsgarantien.

Nachteile: Sie zahlen auch dann anteilig, wenn die Suche nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Bei falscher Positionsdefinition oder Marktveränderung tragen Sie das finanzielle Risiko mit.

Contingency: Zahlung nur bei Erfolg

Beim Contingency-Modell zahlen Sie ausschließlich dann, wenn tatsächlich ein Kandidat vermittelt wird und einen Arbeitsvertrag unterschreibt. Kein Vorabhonorar, kein Ausfallrisiko für Sie.

Der Rechtsrahmen ist der Maklervertrag nach §§ 652 ff. BGB. Nach § 652 Abs. 1 S. 1 BGB entsteht der Provisionsanspruch nur, wenn der Vertrag „infolge des Nachweises oder infolge der Vermittlung des Maklers zustande kommt“.

Wo die Grenzen liegen

Der Contingency-Vermittler trägt sein Risiko allein und muss es mit Volumen kompensieren. Zwei Konsequenzen für Sie:

Weniger Exklusivität. Der Vermittler arbeitet häufig parallel für andere Auftraggeber und mit anderen Vermittlern am selben Kandidatenmarkt. Wer schneller ist, gewinnt.

Weniger Suchtiefe. Der Anreiz liegt auf schnell besetzbaren Positionen, nicht auf enger Nischenrecherche. Bei sehr spezialisierten oder vertraulichen Mandaten ist das Modell strukturell überfordert.

Der Prozentsatz beim Contingency-Modell schwankt je nach Segment. Marktüblich sind 15 bis 30 Prozent des Jahresbrutto, wobei die niedrigeren Werte für einfachere Fachpositionen und die höheren für gehobene Führungspositionen gelten.

Was gilt, wenn der Kandidat vorzeitig geht

Ohne ausdrückliche Nachbesetzungsklausel im Vertrag haben Sie keinen Anspruch auf Rückzahlung. Das Landgericht München I hat dies mit Urteil vom 20. Juni 2024 (Aktenzeichen 30 O 9867/23) klargestellt. Der Personalvermittlungsvertrag ist ein Maklervertrag, und nach § 652 Abs. 1 BGB entsteht der Anspruch mit dem Vertragsabschluss, unabhängig davon, wie lange das Arbeitsverhältnis später Bestand hat. Was eine belastbare Nachbesetzungsgarantie enthalten muss und wie sich die Zeiträume zwischen Contingency und Retainer unterscheiden, sollten Sie vor jedem Vertragsabschluss prüfen.

Try-and-Hire: Erst überlassen, dann übernehmen

Try-and-Hire verbindet Zeitarbeit mit einer späteren Übernahmeoption. Der Kandidat startet als Leiharbeitnehmer beim Personaldienstleister und wird Ihnen zur Arbeitsleistung überlassen. Bei Bewährung übernehmen Sie ihn in Festanstellung. Bei der Übernahme fällt ein Vermittlungshonorar an.

Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG. Die Norm erlaubt eine Übernahmeprovision, aber sie muss angemessen sein. Der Bundesgerichtshof hat die Grenzen der Angemessenheit in mehreren Urteilen präzisiert. Welche rechtlichen Grenzen bei der Arbeitnehmerüberlassung insgesamt zu beachten sind, ist bei Try-and-Hire besonders relevant, weil der Einsatz die AÜG-Compliance-Anforderungen mitträgt.

Die BGH-Grenzen für Übernahmeprovisionen

BGH, Urteil vom 11. März 2010 (Aktenzeichen III ZR 240/09): Die Übernahmeprovision muss degressiv nach der Dauer der vorangegangenen Überlassung gestaffelt sein. Eine allein am Stundenverrechnungssatz orientierte, ungestaffelte Klausel ist unwirksam. Der BGH erlaubt keine geltungserhaltende Reduktion. Fehlt die Staffelung, entfällt der Anspruch vollständig.

BGH, Urteil vom 10. November 2011 (Aktenzeichen III ZR 77/11): Angemessen ist im Regelfall eine Provision, die zwei Bruttomonatsgehälter nicht übersteigt. Die Staffelung sollte quartalsweise erfolgen, als Richtgröße 1,5 Gehälter nach 3 Monaten, 1 Gehalt nach 6 Monaten, 0,5 nach 9 Monaten.

BGH, Urteil vom 5. November 2020 (Aktenzeichen III ZR 156/19): Die Klausel greift auch dann, wenn zunächst der Verleiher das Arbeitsverhältnis kündigt und der Arbeitnehmer anschließend beim vormaligen Entleiher anfängt. Bis sechs Monate nach der Überlassung wird vermutet, dass die Übernahme auf den vorangegangenen Einsatz zurückzuführen ist.

BGH, Urteil vom 10. März 2022 (Aktenzeichen III ZR 51/21): Die Bemessungsgrundlage muss das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers im neuen Arbeitsverhältnis sein, nicht der Stundenverrechnungssatz. Eine Belastung, die nach bis zu dreimonatiger Überlassung zwei Bruttomonatsgehälter übersteigt, ist mit § 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG unvereinbar.

Was das für Ihre Vertragsprüfung heißt

Der sichere Standard für eine Try-and-Hire-Honorarklausel:

Fehlt eines dieser Elemente, riskieren Sie, dass die Klausel insgesamt unwirksam wird und der Vermittler gar keine Provision beanspruchen kann. Oder umgekehrt: dass Sie eine überhöhte Provision zahlen, die Sie nicht mehr zurückholen können.

Welches Modell zu welcher Position passt

Die Modellwahl richtet sich nach der Positionsebene und dem Kandidatenmarkt. Nicht der Prozentsatz ist die Leitgröße, sondern die Frage, wie tief und diskret gesucht werden muss.

PositionsebeneTypisches ModellWarum
C-Level, Vorstand, GeschäftsführungRetainerVertraulichkeit, enger Kandidatenkreis, hohe Suchtiefe, Direktansprache passiver Kandidaten
Gehobene Fach- und FührungskräfteRetainer oder ContingencyAbhängig von Spezialisierung und Enge des Marktes
Breites FachkräftesegmentContingencyGrößerer Kandidatenpool, geringeres Vorabrisiko gewünscht
Vertrieb, operativer Bereich, unerprobte RollenTry-and-HireErprobung im realen Einsatz vor Festanstellung

Die Grundregel: Je enger, vertraulicher und geschäftskritischer die Position, desto eher Retainer. Je breiter besetzbar und je stärker das Bedürfnis, Vorabrisiko zu vermeiden, desto eher Contingency. Bei Unsicherheit über die Eignung im operativen Bereich bietet Try-and-Hire eine Testphase.

Weitere Kriterien, die bei der Auswahl einer Personalvermittlung entscheidend sind, betreffen nicht nur das Vergütungsmodell, sondern auch Suchmethodik, Referenzen und Vertragsklauseln.

Hybrid- und Container-Modelle

Wenn eine Position wichtig genug für Exklusivität ist, Sie aber das Vorabrisiko begrenzen wollen, sind Hybridformen sinnvoll:

Container-Modell. Eine überschaubare Anzahlung (typisch 10 bis 20 Prozent des Gesamthonorars) sichert das Engagement des Beraters, der Großteil des Honorars wird erst bei Besetzung fällig.

Hybridmodell. Kombination aus Grundhonorar und Erfolgskomponente. Die konkrete Aufteilung wird individuell verhandelt.

Beide Modelle sind praxisüblich, aber nicht Teil der BDU-GoPB-Systematik. Sie sind daher Verhandlungssache und weniger standardisiert als die Grundmodelle.

Honorare in Zahlen

Die aktuellsten belastbaren Marktzahlen stammen aus der BDU-Studie Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025 vom 27. August 2025. Sie erfasst das Datenjahr 2024.

Durchschnittshonorar: 27,5 Prozent des Zieleinkommens (2023: 28 Prozent). Die Honorare bleiben trotz rückläufigem Markt stabil.

Marktvolumen: 2,82 Milliarden Euro in 2024, minus 3,8 Prozent gegenüber 2023. Prognose 2025: 2,78 Milliarden Euro. Der Executive-Search-Bereich hat den größten Anteil mit rund 80 Prozent.

Besetzte Positionen: 75.000 Fach- und Führungspositionen wurden 2024 mit Unterstützung von Personalberatungen besetzt. Der größte Teil (31 Prozent) im Einkommensbereich 100.000 bis 150.000 Euro.

Anbieterstruktur: 2.175 Personalberatungsunternehmen mit 14.550 Mitarbeitenden.

Gerichtlich anerkannter Marktrahmen

Das Landgericht München I hat mit Urteil vom 5. April 2024 (Aktenzeichen 6 O 2410/23) ein Vermittlungshonorar von 33 Prozent des Jahreszielgehalts als marktüblich und angemessen anerkannt. Die Auftraggeberin musste über 22.000 Euro zahlen; eine Herabsetzung nach § 655 BGB kam nicht in Betracht.

Für Ihre Verhandlung heißt das: 27,5 Prozent ist der belegte Marktdurchschnitt, bis 33 Prozent gilt als gerichtlich anerkannt marktüblich. Oberhalb von 33 Prozent steigt das Risiko einer Herabsetzungsdiskussion, sofern die Position keine besonderen Merkmale (extrem enger Markt, Vorstandsmandat, außergewöhnliche Vertraulichkeit) rechtfertigt.

Alle Honorare werden zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer von 19 Prozent berechnet, auch bei Vermittlungsprovisionen in der Arbeitnehmerüberlassung (BGH III ZR 51/21).

Wesentliche Vertragsklauseln

Neben dem Vergütungsmodell und dem Prozentsatz gibt es fünf Klauseln, die den Vertrag inhaltlich prägen und die Sie prüfen sollten. Was in einem vollständigen Personalvermittlungsvertrag steht, betrifft nicht nur die Vergütung, sondern auch die acht Klauseln, die in jedem Personalvermittlungsvertrag stehen müssen.

Exklusivität. Standardfall beim Retainer. Sie beauftragen nur diesen Vermittler, im Gegenzug erhalten Sie tiefe Suche und ungeteilte Aufmerksamkeit. Bei Contingency in der Regel nicht gegeben.

Klientenschutz. Der Vermittler verpflichtet sich, keine Ihrer eigenen Mitarbeiter abzuwerben. Dauer und Reichweite werden vertraglich fixiert.

Off-Limits. Der Vermittler verpflichtet sich, den vermittelten Kandidaten nach der Vermittlung für einen definierten Zeitraum nicht selbst abzuwerben und ihn anderen Auftraggebern nicht anzubieten. Nach BDU-GoPB Ziff. 2.6 gilt: „Platzierte Kandidat/-innen werden je nach abgeschlossener Klientenschutzvereinbarung künftig nicht mehr angesprochen.“

Nachbesetzungsgarantie. Die Zusage einer kostenlosen oder anteilig vergüteten Nachsuche bei vorzeitigem Ausscheiden des Kandidaten. Bei Retainer üblich 6 bis 12 Monate, bei Contingency 3 bis 6 Monate.

Kein Honorar von Kandidaten. Die BDU-GoPB stellen klar: „Von Kandidaten werden keine Honorare oder Vermittlungsgebühren eingefordert.“ Auftraggebend ist ausschließlich das Kundenunternehmen. Klauseln, die den Kandidaten selbst zu Zahlungen verpflichten, sind unwirksam.

Zusätzlich hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 20. Juni 2023 (Aktenzeichen 1 AZR 265/22) entschieden: Klauseln, die den Arbeitnehmer bei vorzeitiger Eigenkündigung zur Erstattung der Vermittlungsprovision verpflichten, sind nach § 307 Abs. 1 S. 1 BGB unwirksam. Das Beschaffungsrisiko bleibt beim Arbeitgeber.

Die drei Prüfschritte vor Vertragsabschluss

Die Wahl des Vergütungsmodells ist keine Preisfrage, sondern eine Frage der Positionsebene und des Suchrisikos. Klassifizieren Sie die Position zuerst nach Kandidatenmarkt, Vertraulichkeit und Geschäftskritik. Danach ergibt sich das passende Modell fast von selbst.

Prüfen Sie bei jedem Vertrag die Klauseln zu Exklusivität, Nachbesetzungsgarantie, Klientenschutz und Zahlungsstruktur. Bei Try-and-Hire prüfen Sie die BGH-Konformität: degressive Staffelung, maximal zwei Bruttomonatsgehälter, Bemessung am Bruttoeinkommen. Fehlt eines dieser Elemente, riskieren Sie eine unwirksame Klausel oder eine überhöhte Zahlung.

Bei der Honorarverhandlung ist 27,5 Prozent der belegte Marktdurchschnitt und 33 Prozent die gerichtlich anerkannte Obergrenze für den Regelfall. Oberhalb dieses Werts sollten besondere Merkmale der Position den Aufschlag rechtfertigen.

Häufige Fragen zu Vergütungsmodellen in der Personalvermittlung (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Retainer und Contingency?

Beim Retainer zahlen Sie ein Grundhonorar unabhängig vom Besetzungserfolg, üblicherweise in drei Raten nach Leistungsfortschritt. Der Berater arbeitet exklusiv für Sie und trägt kein Ausfallrisiko. Bei Contingency zahlen Sie nur bei erfolgreicher Vermittlung. Der Berater trägt das Suchrisiko allein, arbeitet oft parallel mit anderen Auftraggebern und konzentriert sich auf schneller besetzbare Positionen.

Wann ist Retainer sinnvoll und wann Contingency?

Retainer eignet sich für geschäftskritische, vertrauliche oder eng besetzbare Positionen, insbesondere C-Level und Geschäftsführung. Contingency ist das richtige Modell für breiter besetzbare Fach- und Führungskräfte, wo Sie kein Vorabrisiko tragen möchten.

Wie hoch ist das übliche Honorar in der Personalvermittlung?

Der BDU-Branchendurchschnitt lag 2024 bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens. Marktüblich sind Werte zwischen 15 und 33 Prozent, abhängig von Positionsebene und Modell. Ein Honorar von 33 Prozent wurde gerichtlich als marktüblich anerkannt (LG München I, 6 O 2410/23).

Was ist Try-and-Hire und welche rechtlichen Grenzen gelten?

Try-and-Hire kombiniert Zeitarbeit mit späterer Direktvermittlung. Der Kandidat wird zunächst überlassen und bei Bewährung übernommen. Nach § 9 Abs. 1 Nr. 3 AÜG und BGH-Rechtsprechung gilt: maximal zwei Bruttomonatsgehälter Übernahmeprovision, degressive Staffelung, Bemessung am Bruttoeinkommen, Beschränkung auf 12 Monate Überlassung.

Kann ich einen Vermittler dazu verpflichten, das Honorar bei Kündigung in der Probezeit zurückzuzahlen?

Nur mit ausdrücklicher Nachbesetzungsklausel im Vertrag. Ohne eine solche Klausel bleibt der Provisionsanspruch nach § 652 Abs. 1 BGB bestehen, auch wenn der Kandidat in der Probezeit kündigt (LG München I, 30 O 9867/23).

Was ist ein Container-Modell?

Ein Hybridmodell zwischen Retainer und Contingency. Sie zahlen eine überschaubare Anzahlung (typisch 10 bis 20 Prozent des Gesamthonorars) zur Sicherung des Engagements, der Großteil wird erst bei Besetzung fällig. Das Modell begrenzt Ihr Vorabrisiko und sichert dennoch Exklusivität.

Können Vermittlungshonorare auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden?

Nein. Klauseln in Arbeitsverträgen, die den Arbeitnehmer bei vorzeitiger Kündigung zur Erstattung der Vermittlungsprovision verpflichten, sind unwirksam (BAG, 1 AZR 265/22). Das gilt auch für indirekte Konstruktionen. Das Beschaffungsrisiko bleibt beim Arbeitgeber.